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檔案數字化加工流程和基本原則
來源：大數據可視化系統 發布時間：2019/6/4 10:46:12
一、檔案數字化加工流程
1、目錄數據準備
按照《檔案著錄規則》(DA/T18)等的要求，規范檔案中的目錄內容。包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內容要求。如有錯誤或不規范的案卷題名、文件名、 責任者、起止頁號和頁數等，應進行修改。
2、拆除裝訂
在不去除裝訂物情況下，傳統的掃描儀會影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。
如果要不拆裝的掃描是需要使用非接觸式的檔案掃描儀比如book2net系列、iscan系列的掃描儀，不需要拆裝直接進行掃描就可以。
3、對于己經編好的頁碼要查看是否正確，檔案的紙張是否有破損，如果破損嚴重的，無法進行直接掃描的檔案，及時與管理人員溝通進行處理。
4、按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區分開。普發性文件區分的原則是：無關和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。 確保掃描時不出現混亂現象。
5、制作并填寫紙質檔案數字化加工過程交接登記表單，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數。
二、檔案數字化加工的基本原則
1.確定數字化對象
應當對所要進行數字化的對象按照一定的原則和方法進行確認，只有符合一定要求的紙質檔案文獻才能進行數字化加工。
2.符合法律法規
紙質檔案數字化，必須符合檔案開放規定或本行業相關規定。
3.價值性原則
屬于歸檔范圍且應長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數字化加工的范圍。
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