隨著信息技術的飛速發展和辦公自動化的普及,電子檔案逐漸成為單位檔案管理的重要形式,而做好傳統檔案向檔案電子化的過渡,完善電子檔案的管理,也已成為了當前檔案管理工作的重要內容。

首先來介紹一下什么是檔案電子化，主要有一下三種形式：
1.存儲介質的電子化

傳統文書檔案(包括公文、資料、圖表、照片、錄音、錄像等),基本上以紙張、照片、磁帶、光盤等形式存儲。占用空間較大,且易受到外界環境改變而損壞或失效,導致檔案信息丟失。如果實施了檔案管理電子化,所有的檔案信息以編譯過的代碼存儲在服務器上,只占用一臺服務器的空間且數據可以隨時備份和轉移,基本不會損壞和丟失。

2.存儲方式的電子化

即在服務器上搭建一個虛擬的“檔案室”。例如基本的FTP文件管理系統,就實現簡單的電子文件分類歸檔。而完整的檔案管理電子化系統,則要求按照檔案信息的類別和各自不同的屬性,以對應的規則上傳到服務器中。

3.檢索方式的電子化

要求相關人員有了查閱檔案的需求之后,能夠通過檔案管理系統自主連接服務器,方便快捷地檢索到對應的電子文件,然后瀏覽、下載、打印或傳輸,從而完成對所需檔案信息的請求。  

 “上面千條線，下面一根針”是紛繁復雜的基層工作的寫照，“表”哥、“表”叔的戲稱更反映了基層人員填報各種表格的無奈。基層衛生人員承擔基本醫療、基本公共衛生服務、家庭醫生簽約服務、健康脫貧等工作，這些工作既相互獨立又有密切聯系，只有統籌好才能事半功倍。推行居民健康檔案電子化，同步取消紙質健康檔案，被認為是切實為基層衛生人員減負的一劑良方。

 對此，基層衛生人員無不拍手稱快——終于要從浩瀚的紙質檔案中解放出來了。紙質健康檔案消耗了大量人力物力，利用率不高。如果不向居民開放，缺少社會監督，一些數據還存在失真現象。但是，取消紙質檔案并不意味著原來的檔案不管做得好壞、真假，都可以一筆勾銷了；也不能認為居民健康檔案電子化，工作就一定變得簡單了。

 要穩妥走好居民健康檔案電子化這一步，首先要妥善保管原有紙質健康檔案，以備查閱；其次，信息系統的完善是取消紙質檔案的先決條件，要做好居民電子健康檔案備份，確保數據安全；后面，居民健康檔案電子化后還要向社會開放，各基層醫療衛生機構要開展居民健康檔案“回頭看”，確保各項數據真實有效。

 為基層衛生人員減負，僅靠取消紙質檔案是遠遠不夠的。衛生計生行政部門應將基本公共衛生服務、家庭醫生簽約服務、健康扶貧等工作統籌考慮，科學設計服務內容、表格等，不再出現隨訪一次，居民健康檔案要寫上、家庭醫生簽約服務手冊要填好、健康扶貧工作日志要記全、健康扶貧手冊要完善……之后還要補錄各種電子系統數據的現象。要做好信息化建設的頂層設計，實現隨訪一次，至多只填寫一次紙質記錄的目標。業務考核應以電子信息系統數據為主，考核服務成效，轉變基層工作指揮導向。

 要從根本上解決問題，衛生計生行政部門要深入基層，傾聽基層心聲，才能制定出接地氣的政策。為基層減輕不必要的工作負擔的同時，還要切實提高基層工作人員的福利待遇，這樣，才能讓基層引得進人、留得住人，基層衛生工作才能進入良性循環。